Väitöstilaisuuksien järjestelyt

Yliopiston järjestämissä tilaisuuksissa henkilömäärä on rajoitettu 50 henkilöön. Tämä koskee kaikkia yliopiston omia tilaisuuksia, mukaan lukien opetus ja väitöstilaisuudet.  Näin ollen kampuksella voidaan järjestää väitöstilaisuuksia turvavälit ja henkilörajoitus huomioiden. Väitöstilaan ei voi ottaa 50 henkilöä, mikäli turvavälejä ei pystytä noudattamaan. Kaikilta yliopiston kampuksella järjestettäviin väitöstilaisuuksiin osallistuvilta kerätään yhteystiedot koronavirusepidemian aiheuttaman poikkeuksellisen tilanteen takia.

Väitöstilaisuudet suositellaan järjestettäväksi etäyhteydellä.

Väittelijä voi halutessaan pyytää väitöstilaisuuden siirtämistä myöhäisempään ajankohtaan.

Teknisissä kysymyksissä tulee kääntyä ServiceDeskin puoleen: servicedesk@uef.fi.

Väittelijä huolehtii, että väitöskirja on saatavilla 10 päivää ennen väitöstilaisuutta linkkinä sähköiseen julkaisuun. Kirjasto tukee etänä väitöskirjan sähköisen version esillepanoa.

 

Lisäksi muutamia käytännön ohjeita:

•Vastaväittäjä, kustos ja väittelijä osallistuvat väitöstilaisuuteen joko fyysisesti kampuksella tai etänä videokokouslinkin välityksellä.

•Yleisölle tulee etukäteen ilmoittaa, miten väitöstilaisuutta voi seurata. Linkki striimattuun kokoukseen tulee ilmoittaa selkeästi. Linkki tulee toimittaa hyvissä ajoin myös yliopiston viestintään, jotta se voidaan tiedottaa tilaisuudesta yliopiston sivuilla väitöstiedotteen yhteydessä ennen väitöstilaisuutta.

•Väitöstilaisuuteen valmistautuessa ilmoitetaan ServiceDesk -palveluun 1) väitöstilaisuuden päivämäärä ja kellonaika, 2) onko kyseessä etäväitös vai väitös kampuksella, jolloin tieto salista, 3) yhteystiedot väittelijä, kustos ja vastaväittäjä (henkilön nimi, yhteyden maa, puhelinnumero ja sähköposti). Lisäksi väittelijän, kustoksen ja vastaväittäjän on huomioitava, että etä- ja osaetäväitöksiin tehdään testejä (1-3kpl tilanteesta riippuen).

•Väitöstilaisuuden lopuksi yleisö voi esittää kustokselle kysymyksiä, jos on jotain huomauttamista väitöskirjaan liittyen. Mikäli kyseessä on etäväitös, mahdollisen yleisökysymyksen voi esittää chat-toiminnolla, jota valvoo kustos tai muu erikseen sovittava henkilö.

•Väitöksen jälkeen voidaan virtuaali”väitös”huone voidaan avata lähipiirille kiitospuheita varten tai siirtyä tätä varten luotuun erilliseen huoneeseen (linkki toimitettu etukäteen).

•Yleisölle järjestettävä kahvitilaisuus ja vastaväittäjän kunniaksi järjestettävä karonkka eivät ole osa virallista väitöstilaisuutta ja niistä päättäminen on väittelijän vastuulla.

Vaihtoehtoja väitösten toteutukseen

1.                       Kaikki osallistujat etänä:

  • Väittelijä, kustos ja vastaväittäjä osallistuvat etäyhteydellä LifesizeCloud palvelun kautta (kotona tai yliopiston tiloissa esim. työhuoneessa).
  • Live-lähetys tapahtuu Lifesize Live (max. 1000 katsojaa) palvelun kautta, joka sisältä Chat ominaisuuden.
  • Virtuaalihuoneen luonti, ohjeet ja testit toteutetaan ottamalla yhteys Servicedesk@uef.fi
    • kustos toimii moderaattorina, josta live-lähetyksen käynnistys ja sammutus sekä mahdollisten kysymysten seuranta Chat-palvelussa.

 

2.                       Paikan päällä järjestettävät väitöstilaisuudet:

  • Väitössaleihin mahtuu sisään rajoitettu määrä henkilöitä turvavälien puitteissa. Kun väitössalia varataan, tämä tieto henkilömäärästä täytyy tuoda tiedoksi väittelijälle ja kustokselle.
  • Suositellaan, että muille kuin kutsuvieraille väitöstilaisuus lähetetään live-lähetyksenä.
  • Väitöstiedotteeseen suositellaan vain linkki live-lähetykseen, ei väitössalia. Jos sali on mainittu tiedotteessa, niin tiedotteeseen myös tieto siitä, että sisään mahtuu vain rajattu määrä henkilöitä. Samoin muut yleiset koronarajoitukset: oireisena ei saa tulla kampukselle, riskiryhmään kuuluvien ei suositella tulevan kampukselle ja lähikontaktia tulee välttää.
  • Tiedekunta ratkaisee, miten väitössaliin sisään menevien laskenta toteutetaan ovella ennen väitöksen alkua.
  • Kaikilta kampuksella järjestettäviin väitöstilaisuuksiin osallistuvilta kerätään yhteystiedot koronavirusepidemian aiheuttaman poikkeuksellisen tilanteen takia.

Väitöksiin soveltuva videoneuvotteluvalmius on auditorioissa:

  • Joensuussa -> AU100, E100, M100, N100, C2, (AT100 tulossa)
  • Kuopiossa -> MS300, MS301, MS302, MD100, SN200, SN201, CA101

 

  1. Auditoriossa 50 hengen kokoontumisrajoitusta noudattaen, mutta vastaväittäjä etänä:
  • Väittelijä ja kustos osallistuvat salissa, jossa videoneuvotteluvalmius, josta yhteys vastaväittäjään videoneuvotteluyhteyden kautta.
  • Osallistujien maksimimäärä määräytyy auditorion kapasiteetin mukaan turvavälit huomioiden
  • Virtuaalihuoneen luonti, ohjeet ja testit toteutetaan ottamalla yhteys Servicedesk@uef.fi
  • Suositellaan, että muut kuin kutsuvieraat seuraavat tilaisuutta live-lähetyksenä, johon pitää olla kirjallinen lupa asianosaisilta (väittelijä/kustos/vastaväittäjä) -> Lähetys tapahtuu Lifesize Live palvelun kautta
    • kustoksella tietokone, josta live-lähetyksen käynnistys ja sammutus (Chat ei käytössä)
    •  auditorion tietokone väitöskoneena

                         

  1. Väittelijä, vastaväittäjä, kustos ja kutsuvieraat auditoriossa kokoontumisrajoitusta noudattaen:
  • Väittelijä, kustos ja vastaväittäjä ovat kaikki salissa
  • Tilaisuus järjestetään videoneuvotteluvalmiudella varustetussa auditoriossa
  • Osallistujien maksimimäärä määräytyy auditorion kapasiteetin mukaan turvavälit huomioiden
  • Suositellaan, että muut kuin kutsuvieraat seuraavat tilaisuutta live-lähetyksenä, johon pitää olla kirjallinen lupa asianosaisilta (väittelijä/kustos/vastaväittäjä)
  • Live-lähetyksen ohjeet ja testit toteutetaan servicedesk@uef.fi kautta