Koronavirustilanteen aiheuttamia muutoksia täydentävän rahoituksen projektien tilanteeseen

 

Tilanne 19.3.2020

Alle on koottu rahoittajien linjauksia täydentävän rahoituksen projektien osalta liittyen vallitsevaan koronavirustilanteeseen. Rahoittajien linjauksissa käsitellään kustannuksien tukikelpoisuutta ja hankkeen työsuunnitelman mahdollisen aikataulullisen muutoksen suhteen toimintaohjeistusta.  Huom! Dokumentoikaa tarkasti peruutukset ja muutokset sekä niiden syyt mahdollisia tulevia tarkastuksia (maksatushakemukset, tilintarkastukset) varten.

Täydentävän rahoituksen projektien työaikakirjauksien osalta noudatetaan normaalia käytäntöä / SoleTM täydentävän rahoituksen ohjeistusta, joka löytyy Heimosta:

https://studentuef.sharepoint.com/sites/heimo_fi/palvelut/Documents/SoleTM_ty%C3%B6ajankohdentaminen_t%C3%A4ydent%C3%A4v%C3%A4%20rahoitus_ohje.pdf

Suomen Akatemia

Matkojen peruutukset: Yliopiston tulee ensisijaisesti selvittää mahdollisuudet siirtää matka toiseen ajankohtaan tai hakea siitä korvausta matkavakuutuksesta tai lentoyhtiöltä. Siltä osin kuin yliopisto ei saa korvausta muualta eikä pysty siirtämään matkoja, syntyneet kulut voi sisällyttää Akatemian rahoitukseen tavanomaiseen tapaan.

Projektin keston siirtäminen: Akatemia voi pidentää hankkeen rahoituskautta. Pidentäminen edellyttää, että rahoituksen saaja hakee pidennystä ja että pidentämiselle on perusteltu syy. Myös koronavirukseen liittyvä syy hakea rahoituskauden pidentämistä on yksilöitävä muutoshakemuksessa. Perusteltu syy voi liittyä esimerkiksi näytteenoton estymiseen matkustus- ja kokoontumisrajoitusten vuoksi tai muuhun, tutkimussuunnitelman toteuttamista merkittävästi estävään olosuhteeseen. Koronaviruksen aiheuttamiin poikkeuksellisiin olosuhteisiin liittyvät syyt rahoituskauden pidentämiselle voivat tulla kyseeseen niissä hankkeissa, joiden rahoituskausi päättyy 31.12.2021 tai aiemmin.

Lisätietoa Suomen Akatemian tutkimusrahoitusta saaneille ja hakeville koronaepidemian vaikutuksista:

https://www.aka.fi/fi/akatemia/media/Ajankohtaiset-uutiset/2020/tietoa-suomen-akatemian-tutkimusrahoitusta-saaneille-ja-hakeville-koronaepidemian-vaikutuksista/

Euroopan komissio / H2020 -ohjelma

Euroopan komission mukaan koronaviruksen aiheuttama pandemia on tilanne, johon voidaan soveltaa Horisontti 2020 -ohjelman Malliavustusopimuksen (H2020 Model Grant Agreement) artiklassa 51 esitettyä force majeure -lauseketta.

Jokaisen H2020-projektin osalta asia käsitellään tapauskohtaisesti. Mikäli koronaviruksesta johtuvat peruutukset aiheuttavat kustannuksia H2020-projektin osallistujalle, = avustuksen saajalle, tulee projektikoordinaattorin ottaa yhteyttä komission Project Officeriin välittömästi (HUOM! hankkeen koordinaattori on yhteydessä komissioon). Tapauskohtaisesti selvitetään (edellä mainitun mukaisesti), onko force majeure -lauseketta mahdollista soveltaa ja voidaanko peruutuksesta johtuneet kustannukset raportoida projektin tukikelpoisina kustannuksina.

Lisätietoja aiheesta:

https://www.businessfinland.fi/ajankohtaista/uutiset/horisontti2020/2020/koronaviruksen-aiheuttamiin-peruutuksiin-liittyvat-kulut-h2020-projektissa/

Business Finland

Business Finlandin osalta peruuntuneen matkan kustannukset ovat hankkeelle tukikelpoisia kustannuksia siltä osin, kun korvausta ei muualta voi hakea tai matkaa ei voida siirtää. Samoin hyväksyttäviä kustannuksia ovat erilaisten peruutettujen tilaisuuksien osallistumismaksut, jos ne jäävät hankkeelle lopulliseksi kustannukseksi. Kustannukset tilitetään projektin kustannusraportoinnin yhteydessä. Mahdollista tarkastusta varten on syytä dokumentoida se, ettei korvauksia näistä peruuntuneista matkoista tai osallistumismaksuista ole saatu ja ne jäävät näin ollen hankkeen lopulliseksi kustannukseksi.

Projektin keston siirtäminen: Jos projektia ei koronatilanteen vuoksi pystytä aloittamaan suunnitellun mukaisesti (rekrytoinnit ei onnistu, tutkimusta ei pystytä käynnistämään), projektin aloituspäivämäärää ei kannata muuttaa, tarpeen mukaan muutetaan loppupäivämäärää. Muutos voidaan tehdä, kun projekti päästään tosiasiallisesti käynnistämään ja uudesta aikataulusta voidaan tehdä realistinen arvio. Aikataulun muutosta on haettava aina ennen voimassa olevan projektiajan päättymistä.

Oheiset ohjeet koskevat myös yliopistoille myönnettyä rahoitusta:

https://www.businessfinland.fi/ajankohtaista/uutiset/2020/autamme-yrityksia-koronaepidemian-aikana/

Rakennerahastojen hankkeet (EAKR, ESR)

Alun perin rahoituspäätöksen mukaisten, koronaviruksen takia peruttujen matkojen, tapahtumien sekä koulutusten kustannukset ovat ELY-keskusten, maakuntaliittojen ja ministeriöiden rahoittamille ESR- ja EAKR-hankkeille tukikelpoisia kuluja, mikäli niistä ei ole mahdollista saada palautuksia muista lähteistä.

Mikäli poikkeustilanteesta aiheutuvat kustannukset ovat erityisen suuria tai tilanne on muutoin tulkinnanvarainen, tulee toteuttajan olla yhteydessä hankkeen rahoittajatahoon (tai koordinaattoriin, mikäli ollaan partnerina hankkeessa). Rahoittaja voi harkintansa mukaan ottaa tilanteen huomioon hankkeen työsuunnitelmassa tai toteutusajassa. Hankkeiden tulee käyttää harkintaa kaiken asiakastyön toteuttamisessa sekä erilaisten tilaisuuksien, tapahtumien ja kokousten suunnittelussa ja järjestämisessä ja tukeutua kaikessa toiminnassa viranomaisten antamiin ohjeisiin.  Rahoittaja suosittelee vaihtoehtoisten toimintatapojen hyödyntämistä mahdollisuuksien mukaan (mm. verkkokoulutukset, striimaukset, tallenteet).

Hankkeen yhteyshenkilöksi on suositeltavaa vaihtaa hankkeen projektipäällikkö, jotta viestit tavoittavat oikean henkilön. Tietojen vaihto onnistuu Eurassa ”yhteystietojen ylläpito”-toiminnon kautta.

Karelia CBC -ohjelman hankkeet

Koronavirustilanteen vuoksi hankkeen työsuunnitelman ja aikataulun muuttaminen, esimerkiksi tapahtumien tai tapaamisten siirtäminen tai peruminen, voi olla välttämätöntä. Hallintoviranomainen tukee hankkeita mahdollisissa muutostilanteissa siten, että tarvittavat muutokset hyväksytään poikkeuksetta. Jos hankkeen työsuunnitelmaan tai aikatauluun tehdään muutoksia, toimittakaa muutospyyntö (Request for Change) Promaksessa. Kuvatkaa siinä tarpeelliset muutokset ja arvioikaa niiden vaikutusta hankkeeseen. Pääsääntöisesti nämä muutokset eivät vaadi sopimusmuutosta.

Interreg BSR hankkeet

Peruuntuneiden matkojen ja tapahtumien kulut ovat tukikelpoisia kustannuksia, mikäli peruuntuminen tapahtuu painavista syistä (COVID-19), edellyttäen että käytettävissä olevat keinot kustannuksien minimoimiseksi on tehty.

Opetushallituksen hankkeet ja Erasmus+ hankkeet

Ohjeistus löytyy Opetushallituksen sivuilla:

https://www.oph.fi/fi/uutiset/2020/koronaviruksen-vaikutukset-erasmus-ja-euroopan-solidaarisuusjoukot-ohjelmiin

Ohjeistus koskee OPH:n hallinnoimia KA1 liikkuvuus- ja KA2-hankkeita (strategiset kumppanuushankkeet). Linjaukset pohjautuvat komission antamiin ohjeistuksiin, tilanteessa sovelletaan Force Majeure -ehtoa. EU-hankkeiden kansainvälisiä toimintoja on mahdollista keskeyttää ennenaikaisesti, toteuttaa toisen yhteistyökumppanin luona, siirtää myöhempään ajankohtaan tai perua harkinnan mukaan myös muilla kuin epidemia-alueilla.   Peruuntuneista matkoista aiheutuvien kulujen korvaamista on tiedusteltava ensin matkavakuutuksen kautta. Hankkeiden osalta kannattaa olla yhteydessä hankkeen koordinaattoriin ja sopia yhteiset menettelytavat sekä tarkistaa tarvittaessa rahoittajataholta (kansallinen toimisto tai toimeenpanovirasto) tarkemmat menettelyohjeet.

Erasmus+ -vaihtoja on mahdollista harkinnan mukaan perua, siirtää tai keskeyttää kaikkien maiden osalta ja raportoida tapaukset Opetushallitukseen force majeure -menettelyn kautta.

Opetushallitus on yhteydessä hankkeisiin ja antaa tarkemmat ohjeistukset erikseen.

LISÄTIETOJA JA KYSYMYKSET: tutkimuspalvelut-uef(at)uef.fi