Dokumenttien allekirjoittaminen sähköisesti

Allekirjoitusprosesseissa kannustetaan hyödyntämään mahdollisimman laajasti sähköistä allekirjoitusta UEF Signia. UEF Sign soveltuu lähes kaikkien yliopiston sisäisten asiakirjojen sähköiseen allekirjoittamiseen. Myös monet yliopiston ulkopuoliset tahot hyväksyvät UEF Signilla toteutetun sähköisen allekirjoituksen. Tässä poikkeuksellisessa tilanteessa useat aikaisemmin perinteisiä allekirjoituksia edellyttäneetkin tahot ovat valmiita hyväksymään sähköisen allekirjoituksen. Sähköisen allekirjoitustavan hyväksyttävyys tulee toki aina varmistaa prosessin toiselta osapuolelta. Yliopiston lakimiehiltä saa tarvittaessa apua sähköisen allekirjoittamisen juridisiin kysymyksiin.

 

Ohjeet UEF//SIGN Sähköisen allekirjoituspalveleun käyttöön löytyvät Heimosta:

UEF//SIGN Ohjeistus

 

Näin asiakirjan vastaanottaja voi tarkistaa sähköisen allekirjoituksen aitouden ja eheyden

Sähköinen allekirjoitus on tarkistettavissa vain alkuperäisestä sähköisestä asiakirjasta. Mikäli sähköistä asiakirjaa muutetaan, sähköinen allekirjoitus poistuu. Asiakirjasta voi tulostaa paperikopion, mutta sähköinen allekirjoitus ei ole voimassa paperikopiossa. Asiakirjan vastaanottajan ei tule hyväksyä pelkkää paperikopiota ilman varmennettua sähköistä asiakirjaa.

Sähköinen allekirjoitus tarkistetaan pdf-dokumentista seuraavasti (suomenkielinen ote):

Avaa pdf-tiedosto Adobe Acrobat Readerilla. Tämän jälkeen avaa tiedoston Signature panel/Allekirjoituspaneeli -tiedot.

Tarkista varmenteen tiedot. Itä-Suomen yliopiston asiakirja on sähköisesti allekirjoitettu, kun sähköisessä pdf-dokumentissa on seuraavat tekstit Signature panel/Allekirjoituspaneeli -tiedoissa:

Rev. 1/Versio 1: Signed by//Sertifioinut University of Eastern Finland <e-signatures@uef.fi>
Signature is valid/Allekirjoitus kelpaa:
Source of Trust obtained from Adobe Approved Trust List (AATL)/Luottamuksen lähteen hankintapaikka Adobe Approved Trust List (AATL).
Document has not been modified since this signature was applied/Dokumentti ei ole muutettu tämän allekirjoituksen lisäämisen jälkeen
Signer’s identity is valid/Allekirjoittajan henkilöllisyys kelpaa
Signing time is from the clock on the signer’s computer/Allekirjoituksen aikatiedot ovat peräisin allekirjoittajan tietokoneen kellosta.
Signature is not LTV enabled and will expire after 2021/01/23 15:44:55 +02´00´/Allekirjoitus ei tue pitkäaikaista vahvistamista ja vanhenee 2021/01/23 15:44:55 +02´00´
Signature Details/Allekirjoitustiedot
Certificate Details…/Sertifikaatin tiedot
Last Checked: yyyy.mm.dd time timezone/Viimeksi tarkistettu vvvv.kk.pp aikavyöhyke
Field: Signature1 (invisible signature)/Kenttä: Signature 1 (näkymätön allekirjoitus)

Mikäli tiedoston Signature panel/Allekirjoituspaneeli -tiedot poikkeavat ylläolevista (esim. väittää, että “Signature has problems”) tämä voi johtua vastaanottajan Acrobat Readerin asetuksista. Katso ohje Acrobat Readerin asetusten korjaamisesta. Mikäli Signature panel/Allekirjoituspaneeli -tiedot puuttuvat kokonaan, pyydä opiskelijaa toimittamaan varmennettu tiedosto.